Como Funciona o Payroll (Folha de Pagamento) na Inglaterra para Pequenas Empresas Brasileiras

Se você é brasileiro e administra uma pequena empresa no Reino Unido, entender como rodar o payroll na Inglaterra é essencial para pagar corretamente salários, National Insurance e impostos via PAYE, além de cumprir prazos do RTI. Neste guia prático, a Leader Accountancy reúne tudo que você precisa para configurar, processar e reportar sua folha de pagamento UK com segurança e eficiência.

• Visão geral do PAYE e RTI
• Como configurar o payroll do zero
• Processamento mensal: do bruto ao líquido
• Relatórios RTI: FPS e EPS
• Documentos obrigatórios: payslip, P45, P60
• Auto-enrolment e pensão
• Benefícios, reembolsos e P11D
• Boas práticas e conformidade
• Erros comuns e como evitar
• Exemplos práticos
• Fale com a Leader

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Visão geral do PAYE e RTI

PAYE (Pay As You Earn) é o sistema pelo qual a empresa retém Income Tax e National Insurance Contributions (NICs) dos empregados, repassando os valores ao HMRC. O RTI (Real Time Information) exige que você envie informações do pagamento em tempo real — ou no dia do pagamento ou antes — via FPS. Quando há ajustes, reduções ou nenhum pagamento no mês fiscal, utiliza-se o EPS.

Como configurar o payroll do zero

• 1) Registre-se como empregador no HMRC e obtenha o PAYE reference e Accounts Office reference.
• 2) Escolha o software de payroll compatível com RTI e auto-enrolment (ou terceirize com a Leader Accountancy).
• 3) Colete dados dos colaboradores: contrato, start date, salário, status fiscal, P45 ou starter checklist, código fiscal (tax code), tipo de student loan, dados bancários.
• 4) Defina a periodicidade (semanal, quinzenal, mensal) e o payday oficial.
• 5) Parametrize regras: salário mínimo (National Minimum/Living Wage), horas, férias, bônus, benefícios e políticas de despesas.

Processamento mensal: do bruto ao líquido

• Salário bruto = horas × taxa ou salário fixo + bônus/commission.
• Deduções: Income Tax, NICs (employee), pensão (contribuição do empregado), student loan, attachments of earnings (se houver).
• Encargos patronais: NICs do empregador + pensão do empregador + Apprenticeship Levy (para folhas maiores).
• Despachos especiais: directors’ NICs usam annual earnings period, o que muda o cálculo ao longo do ano.
• Prazos: pagar HMRC mensalmente (ou trimestral para folhas pequenas) e manter registros por no mínimo 3 anos (recomendado 6).

Tip: use calendário de bank holidays para evitar atrasos e registre a data habitual de pagamento no FPS, mesmo que pague antes por feriado.

Relatórios RTI: FPS e EPS

• FPS (Full Payment Submission): enviado no dia ou antes do pagamento com salários, códigos fiscais, NICs e deduções.
• EPS (Employer Payment Summary): enviado até o dia 19 do mês fiscal seguinte para informar reduções (ex.: statutory pay) ou ausência de pagamentos.
• Correções: utilize submissões adicionais conforme o software (ex.: Year to Date corrigido) e mantenha trilha de auditoria.

Documentos obrigatórios: payslip, P45, P60

• Payslip: entregue a cada pagamento, com detalhamento de valores.
• P45: ao encerrar vínculo, com valores do ano até a saída.
• P60: ao fim do ano fiscal, com totais do empregado (entregue até maio).

Auto-enrolment e pensão

Seus funcionários elegíveis devem ser automaticamente inscritos em um plano de pensão (ex.: NEST). Há contribuição mínima do empregado e do empregador; comunicações formais são obrigatórias. Diretores podem optar por participar. Contribuições empresariais são normalmente dedutíveis para a empresa.

Benefícios, reembolsos e P11D

Benefícios em espécie (benefits in kind) podem ser payrolled ou reportados via P11D. Despesas reembolsadas devem seguir política e evidências para não gerar encargos indevidos. Avalie cycle-to-work, cursos e celular corporativo para eficiência fiscal.

Boas práticas e conformidade

• Respeite National Minimum/Living Wage por idade e contrato.
• Use contratos escritos e registre horas/feriados.
• Mantenha política de despesas e guarde comprovantes.
• Implemente revisão mensal dos dados antes do FPS.
• Faça reconciliação entre relatórios do software e o Business Tax Account.

Erros comuns e como evitar

• Enviar FPS após o payday.
• Usar tax code incorreto por falta de P45 ou starter checklist.
• Ignorar directors’ NICs e tratá-los como empregados comuns.
• Esquecer EPS quando não há pagamento no mês.
• Não comunicar nem processar auto-enrolment adequadamente.

Exemplos práticos

Microempresa de limpeza (2 funcionários, pagamento semanal)

Configuração de software simples com RTI, cadastro de horários, verificação de salário mínimo por idade e comunicação de pensão. Resultado: FPS enviados em dia, NICs e imposto corretos e caixa previsível.

Agência de marketing (diretora + 1 designer, pagamento mensal)

Aplicação de annual earnings period para diretora, pensão com contribuição empresarial e política de despesas documentada. EPS utilizado para reduzir o que é devido em meses com statutory pay.

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Próximos passos: tenha um payroll sem erros

Quer garantir conformidade com PAYE, RTI e auto-enrolment? A Leader Accountancy configura, processa e reporta sua folha com precisão — e treina seu time para manter tudo redondo.