Meta descrição: Descubra quais despesas são dedutíveis para autônomos no Reino Unido. Guia de um contador brasileiro no UK sobre home office, carro, mileage, equipamentos e regras do HMRC.

Se você trabalha como self-employed ou sole trader no Reino Unido, conhecer as despesas que podem ser deduzidas é fundamental para calcular corretamente o seu lucro e evitar pagar mais imposto do que deveria.

Essa é também uma das dúvidas mais frequentes de brasileiros que procuram um contador brasileiro no UK: afinal, quais despesas posso colocar no meu Self Assessment?

O HMRC permite que determinadas despesas relacionadas à atividade profissional sejam consideradas no cálculo do lucro tributável. Porém, existem regras específicas, e nem tudo o que você compra para trabalhar será automaticamente dedutível.

Neste guia, a Leader Accountancy, seu contador brasileiro no UK, explica as principais allowable expenses para autônomos e sole traders.

O princípio básico do HMRC: wholly and exclusively

Uma das principais regras utilizadas para analisar despesas de um negócio é o princípio de que elas precisam ser incorridas “wholly and exclusively” para os fins da atividade.

Em termos simples, a despesa precisa ter finalidade comercial.

Porém, existem situações em que uma despesa possui uso profissional e pessoal. Nesses casos, pode ser possível considerar apenas a parcela relacionada ao negócio, desde que essa divisão seja identificável e permitida pelas regras.

É justamente nessa área que muitos contribuintes cometem erros.

Um contador brasileiro no UK pode ajudar a analisar as despesas individualmente e separar corretamente os custos comerciais dos gastos pessoais.

Home office: posso deduzir despesas trabalhando de casa?

Sim. Se você trabalha regularmente de casa como self-employed, pode ser possível considerar determinados custos relacionados ao uso da residência para fins profissionais.

Dependendo das circunstâncias, isso pode incluir uma proporção de despesas como:

• eletricidade;
• gás;
• Council Tax;
• internet;
• telefone;
• determinados custos relacionados à residência.

Não significa que toda a sua conta de luz, internet ou moradia se torna automaticamente uma despesa do negócio.

É necessário calcular uma proporção razoável relacionada ao uso profissional.

Um contador brasileiro no UK pode ajudar a comparar o método de custos reais com as simplified expenses.

Simplified expenses para trabalhar de casa

O HMRC oferece simplified expenses para determinados sole traders.

Para quem trabalha de casa, é possível utilizar uma taxa fixa baseada no número de horas trabalhadas na residência durante o mês, desde que os requisitos sejam atendidos.

Isso evita a necessidade de calcular individualmente determinadas despesas da residência.

Porém, simplified expenses nem sempre produzem a maior dedução.

Em alguns casos, calcular a proporção dos custos reais pode ser mais vantajoso.

Por isso, um contador brasileiro no UK pode comparar os dois métodos antes de preparar seu Self Assessment.

Carro e despesas de veículo

As despesas relacionadas a veículos são uma das áreas que mais geram dúvidas entre autônomos.

Dependendo da situação, pode ser possível considerar custos relacionados ao uso comercial do veículo.

Entre eles podem estar:

• combustível;
• seguro;
• manutenção;
• MOT;
• reparos;
• estacionamento relacionado a viagens de negócio;
• outros custos permitidos associados ao uso comercial.

Quando existe utilização pessoal e profissional do mesmo veículo, normalmente é necessário considerar apenas a proporção relacionada ao negócio.

Um contador brasileiro no UK pode ajudar a determinar qual método é mais apropriado.

Mileage: posso usar a taxa por milha?

Em determinadas circunstâncias, sole traders podem utilizar simplified expenses para veículos.

Nesse sistema, em vez de registrar determinados custos reais do veículo separadamente, você utiliza uma taxa por milha comercial elegível.

Para carros e vans, as taxas simplificadas normalmente são:

• 45p por milha para as primeiras 10.000 business miles no ano;
• 25p por milha acima de 10.000 business miles.

Para motocicletas, existe uma taxa específica.

É importante manter um registro adequado das business miles.

Um contador brasileiro no UK pode ajudar a comparar mileage com o método de custos reais para verificar qual tratamento é apropriado para sua situação.

Posso deduzir a viagem de casa para o trabalho?

Nem toda viagem relacionada ao trabalho é automaticamente dedutível.

O deslocamento entre sua casa e um local de trabalho permanente ou habitual pode ser considerado commuting e, dependendo das circunstâncias, não ser uma despesa permitida.

Por outro lado, determinadas viagens realizadas para visitar clientes, fornecedores ou locais temporários podem receber tratamento diferente.

As regras de travel expenses podem ser complexas.

Por isso, se você dirige regularmente para trabalhar, é recomendável discutir o padrão das viagens com um contador brasileiro no UK antes de incluir todos os custos no Self Assessment.

Trem, ônibus, estacionamento e pedágio

Determinadas despesas de viagem realizadas para fins do negócio também podem ser permitidas.

Isso pode incluir:

• passagens de trem;
• ônibus;
• estacionamento;
• pedágios;
• determinados custos de hospedagem;
• outras despesas diretamente relacionadas a viagens comerciais elegíveis.

É importante conseguir demonstrar a finalidade profissional da viagem.

Computadores e equipamentos

Computadores, notebooks, monitores, impressoras, ferramentas e outros equipamentos utilizados na atividade podem ter tratamento fiscal.

Porém, o tratamento dependerá da natureza da compra, do método contábil utilizado e das regras aplicáveis.

Alguns itens podem ser tratados como despesas, enquanto outros podem exigir análise de capital allowances.

Se existir uso pessoal e profissional, também pode ser necessário considerar a proporção comercial.

Um contador brasileiro no UK pode verificar o tratamento correto antes de incluir equipamentos de maior valor na declaração.

Celular e telefone

O telefone é outra despesa muito comum para self-employed.

Se você possui um celular utilizado tanto para fins pessoais quanto profissionais, pode ser necessário calcular uma proporção razoável relacionada ao negócio.

Uma linha utilizada exclusivamente para a atividade profissional pode ter tratamento diferente.

O importante é conseguir justificar o valor declarado.

Um contador brasileiro no UK pode ajudar a estabelecer um método consistente para registrar esse tipo de despesa.

Internet

Se você utiliza sua internet residencial para trabalhar, pode ser possível considerar a parcela relacionada ao uso profissional.

Novamente, isso não significa automaticamente deduzir 100% da conta.

Quando existe uso pessoal significativo, uma divisão razoável pode ser necessária.

Software e assinaturas profissionais

Muitos negócios modernos dependem de softwares e serviços online.

Dependendo da atividade, despesas permitidas podem incluir:

• software contábil;
• Microsoft 365;
• Google Workspace;
• Adobe;
• sistemas de CRM;
• armazenamento em nuvem;
• ferramentas de gestão;
• plataformas específicas da profissão;
• outras assinaturas utilizadas no negócio.

Um contador brasileiro no UK pode revisar suas assinaturas recorrentes e identificar quais estão diretamente relacionadas à atividade.

Marketing e publicidade

Custos legítimos de divulgação do negócio normalmente merecem atenção no cálculo das despesas.

Isso pode incluir:

• criação de website;
• hospedagem;
• domínio;
• Google Ads;
• Meta Ads;
• Facebook Ads;
• Instagram Ads;
• cartões de visita;
• flyers;
• banners;
• design gráfico;
• fotografia comercial;
• determinados custos de marketing.

Se você investe regularmente em divulgação, mantenha invoices e recibos organizados.

Honorários do contador

Determinados custos profissionais relacionados ao negócio podem ser considerados despesas permitidas.

Isso pode incluir honorários relacionados à contabilidade e determinados serviços profissionais utilizados para fins comerciais.

Um contador brasileiro no UK não serve apenas para preparar o Self Assessment: também pode ajudar a estruturar seus registros para que as despesas sejam classificadas corretamente durante o ano.

Advogados e consultores

Determinados honorários jurídicos e profissionais relacionados ao negócio também podem ser permitidos.

Porém, existem exceções.

O fato de uma despesa ter sido paga a um advogado ou consultor não significa automaticamente que ela será dedutível.

A natureza do serviço precisa ser analisada.

Seguros profissionais

Dependendo da atividade, determinados seguros relacionados ao negócio podem ser considerados.

Exemplos incluem:

• professional indemnity insurance;
• public liability insurance;
• employer’s liability insurance, quando aplicável;
• outros seguros diretamente relacionados à atividade.

Um contador brasileiro no UK pode ajudar a identificar corretamente essas despesas na contabilidade.

Cursos e formação profissional

Cursos podem ser uma área delicada.

Em determinadas circunstâncias, treinamento relacionado à atualização ou desenvolvimento de habilidades utilizadas na atividade existente pode ser considerado.

Porém, cursos destinados a criar uma atividade completamente nova ou proporcionar uma nova profissão podem receber tratamento diferente.

Por isso, não presuma que qualquer curso profissional é automaticamente dedutível.

Antes de incluir valores significativos, converse com um contador brasileiro no UK.

Roupas de trabalho

Essa é uma das áreas em que mais existem interpretações erradas.

Comprar uma roupa apenas porque você pretende utilizá-la no trabalho não transforma automaticamente essa roupa em uma despesa dedutível.

Roupas comuns que também podem ser utilizadas normalmente fora do ambiente profissional geralmente não são consideradas apenas por terem sido compradas para trabalhar.

Por outro lado, podem existir regras diferentes para:

• uniformes;
• roupas de proteção;
• equipamentos de segurança;
• determinados trajes específicos necessários à atividade.

Um contador brasileiro no UK pode ajudar a distinguir roupa profissional elegível de vestuário pessoal.

Refeições são despesas dedutíveis?

Não necessariamente.

As refeições normais do dia a dia são, em regra, despesas pessoais.

Entretanto, podem existir circunstâncias em que despesas razoáveis com alimentação durante determinadas viagens comerciais sejam permitidas.

O tratamento depende do contexto da viagem e da atividade.

Por isso, simplesmente guardar todos os recibos de restaurantes não significa que todos poderão ser incluídos no Self Assessment.

O que normalmente não é dedutível?

Existem diversas despesas que normalmente não devem ser tratadas como allowable expenses.

Exemplos podem incluir:

• despesas exclusivamente pessoais;
• roupas comuns;
• refeições normais do dia a dia;
• multas e penalidades;
• determinados custos de commuting;
• gastos sem relação com a atividade;
• parte pessoal de despesas de uso misto;
• determinados custos de capital, dependendo do tratamento aplicável.

Se tiver dúvida, não tente transformar uma despesa pessoal em comercial apenas para reduzir o imposto.

Um contador brasileiro no UK pode analisar a documentação e aplicar o tratamento adequado.

Simplified expenses ou custos reais: qual é melhor?

Depende.

As simplified expenses foram criadas para facilitar determinados cálculos para sole traders e business partnerships elegíveis.

Elas podem ser utilizadas em áreas específicas, como:

• determinados custos de veículos;
• trabalho em casa;
• determinadas situações em que a pessoa mora nas instalações comerciais.

A vantagem é a simplicidade.

Porém, simples não significa necessariamente mais econômico.

Em algumas situações, os custos reais podem gerar uma dedução maior.

Um contador brasileiro no UK pode comparar as alternativas antes de escolher o método adequado.

Por que guardar recibos e registros?

Declarar uma despesa não significa apenas inserir um número no Self Assessment.

Você precisa manter registros adequados para sustentar as informações utilizadas na declaração.

Isso pode incluir:

• invoices;
• recibos;
• extratos bancários;
• mileage logs;
• contratos;
• registros contábeis;
• comprovantes de pagamentos.

Manter uma conta bancária separada para a atividade também pode facilitar significativamente a organização.

Por quanto tempo devo guardar os registros?

Para muitos contribuintes self-employed, os registros relacionados ao Self Assessment precisam ser mantidos por vários anos.

Como regra geral, quando a declaração é enviada dentro do prazo, os registros de uma atividade self-employed normalmente precisam ser mantidos por pelo menos cinco anos após o prazo de 31 de janeiro correspondente à declaração.

Circunstâncias especiais podem exigir períodos diferentes.

Um contador brasileiro no UK pode orientar sobre os documentos que devem ser mantidos e ajudar a organizar seus registros digitalmente.

O HMRC pode verificar minhas despesas?

Sim.

O HMRC pode abrir um compliance check para verificar informações declaradas.

Por isso, não é suficiente dizer que uma despesa foi “para o trabalho”.

Você deve conseguir demonstrar a natureza da despesa e, quando necessário, como chegou à proporção comercial utilizada.

Uma boa contabilidade reduz significativamente o risco de problemas caso o HMRC faça perguntas.

Despesas dedutíveis reduzem meu imposto?

As allowable expenses reduzem o lucro utilizado para calcular o imposto da atividade.

Por exemplo, de forma simplificada:

Se o seu faturamento for £40.000 e você tiver £10.000 de despesas comerciais permitidas, o lucro antes de outros ajustes será £30.000.

Isso é muito diferente de simplesmente calcular imposto sobre os £40.000 recebidos.

Por isso, identificar corretamente as despesas é uma das partes mais importantes do trabalho de um contador brasileiro no UK para clientes self-employed.

Não invente despesas para pagar menos imposto

Existe uma diferença importante entre planejamento tributário legítimo e declarar despesas que não aconteceram ou que são pessoais.

O objetivo deve ser pagar o imposto correto: nem mais, nem menos.

Um bom contador brasileiro no UK procura identificar todas as deduções legítimas disponíveis, mas também protege o cliente de posições tributárias difíceis de justificar perante o HMRC.

Perguntas frequentes sobre despesas dedutíveis no UK

1. Quais despesas posso deduzir sendo self-employed no Reino Unido?

Dependendo da sua atividade, podem existir despesas permitidas relacionadas a escritório, equipamentos, software, publicidade, seguros, viagens, veículos, telefone, internet e serviços profissionais.

A regra depende da natureza de cada gasto e das circunstâncias.

2. Posso colocar meu aluguel como despesa?

Se você trabalha de casa, pode ser possível considerar determinados custos relacionados ao uso profissional da residência.

Isso não significa simplesmente declarar todo o aluguel como despesa.

É necessário utilizar um método apropriado, que pode envolver simplified expenses ou uma proporção dos custos permitidos.

Um contador brasileiro no UK pode ajudar a calcular esse valor.

3. Posso colocar minha conta de luz como despesa?

Se você trabalha de casa, pode existir uma parcela profissional de determinados custos.

O valor depende do método utilizado e das suas circunstâncias.

4. Posso colocar internet como despesa?

Pode ser possível considerar a parcela relacionada ao negócio quando a internet também possui uso pessoal.

Uma conexão ou serviço contratado especificamente para o negócio pode ter tratamento diferente.

5. Posso colocar meu celular como despesa?

Sim, pode existir uma parcela profissional dedutível.

Quando o mesmo telefone é utilizado pessoal e profissionalmente, normalmente é necessário considerar o uso relacionado ao negócio.

6. Posso colocar combustível como despesa?

Dependendo do método utilizado para o veículo e da natureza das viagens, custos relacionados ao uso comercial podem ser considerados.

Você não deve simplesmente incluir todo o combustível de um veículo utilizado também para fins pessoais.

7. Posso usar 45p por milha sendo self-employed?

Sole traders elegíveis podem utilizar simplified vehicle expenses. Para carros e vans, a taxa é normalmente 45p por milha para as primeiras 10.000 business miles e 25p posteriormente.

É necessário manter registros das milhas comerciais.

8. Posso deduzir o pagamento do meu contador?

Determinados honorários contábeis relacionados à atividade podem ser considerados despesas do negócio.

Um contador brasileiro no UK pode separar os serviços relacionados à atividade de outros serviços pessoais que possam ter tratamento diferente.

9. Posso colocar roupas que comprei para trabalhar?

Roupas comuns normalmente não se tornam dedutíveis apenas porque foram compradas para trabalhar.

Uniformes, roupas de proteção e determinados equipamentos específicos podem receber tratamento diferente.

10. Posso colocar almoço como despesa?

A refeição normal do dia a dia geralmente é pessoal.

Em determinadas viagens comerciais, despesas razoáveis de subsistência podem ser permitidas, dependendo das circunstâncias.

11. Posso deduzir um computador?

Computadores utilizados no negócio podem receber tratamento fiscal, mas é necessário analisar questões como uso pessoal, método contábil e regras de capital expenditure.

Para equipamentos de valor relevante, consulte um contador brasileiro no UK antes de decidir o tratamento.

12. Preciso guardar todos os recibos?

Você precisa manter registros suficientes para sustentar as informações utilizadas no Self Assessment.

Recibos, invoices, extratos bancários e registros digitais podem fazer parte dessa documentação.

13. O HMRC aceita extrato bancário sem recibo?

O tratamento dependerá das circunstâncias e das evidências disponíveis.

Um extrato bancário pode demonstrar que um pagamento aconteceu, mas nem sempre demonstra sozinho a natureza e finalidade comercial da despesa.

Por isso, manter invoices e recibos continua sendo uma prática importante.

14. Quanto posso economizar declarando despesas?

Não existe um valor fixo.

O efeito depende do total das despesas permitidas, do lucro e das taxas tributárias aplicáveis ao contribuinte.

Quanto maior a sua marginal tax rate, maior pode ser o impacto de uma dedução legítima sobre o imposto.

15. Onde encontro um contador brasileiro no UK para analisar minhas despesas?

A Leader Accountancy atende brasileiros self-employed e sole traders em Milton Keynes, Londres e em todo o Reino Unido.

Podemos revisar suas despesas, preparar seu Self Assessment, organizar sua contabilidade e ajudar a identificar allowable expenses de acordo com as regras aplicáveis.

Como a Leader Accountancy pode ajudar

Muitos autônomos procuram um contador apenas em janeiro, quando precisam entregar o Self Assessment.

Uma abordagem melhor é organizar as despesas durante todo o ano.

Na Leader Accountancy, podemos ajudar com:

• análise das allowable expenses;
• Self Assessment;
• Tax Return;
• bookkeeping;
• organização de recibos e documentos;
• mileage;
• home office;
• despesas de veículos;
• equipamentos;
• projeção de impostos;
• Payment on Account;
• Making Tax Digital.

Nosso objetivo como contador brasileiro no UK é ajudar você a manter sua contabilidade organizada, aproveitar as deduções permitidas e pagar corretamente seus impostos no Reino Unido.

Fale com a Leader Accountancy

Se você é self-employed e não sabe quais despesas pode colocar no seu Self Assessment, fale com a nossa equipe.

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Se você procura um contador brasileiro no UK para Self Assessment, allowable expenses, sole trader ou Making Tax Digital, a Leader Accountancy pode ajudar.

Atendemos brasileiros em Milton Keynes, Londres e em todo o Reino Unido.

As informações deste artigo são gerais e não substituem aconselhamento tributário específico para suas circunstâncias.

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